Mr. MILKY - un manager scientifico

Chi è Mr. Milky: come tutto ebbe inizio

Mr. Milky è un personaggio di fantasia, lui è un illuminato manager scientifico! A noi piace il suo modo di agire e siamo convinti che il suo esempio sia utile per mostrare, a chi ne sia interessato, la strada per ottenere i vantaggi di ACT Solutions per quanto concerne l'ottimizzazione, la simulazione e i prodotti di previsione nel processo decisionale.

Mr. Milky ha studiato Economia alla NY University e dopo aver completato i suoi studi con un Master in Logistica e Gestione della Produzione cominciò a lavorare nella azienda di famiglia: la Milky corp.! L'azienda di famiglia aveva una buona produzione di latte, formaggi e altri prodotti caseari. Di regola l'attività comprendeva la vendita diretta di latte e l'utilizzo della restante parte per produrre il corretto quantitativo degli altri prodotti (alcuni freschi e altri stagionati).

In principio il padre di Mr. Milky era solito vendere i suoi prodotti direttamente agli acquirenti che si recavano in azienda, lui conosceva tutti i clienti e le loro abitudini di acquisto, così risultava abbastanza semplice stabilire la quantità di latte necessaria per produrre i singoli prodotti e il mix di prodotti. Quando la compagnia crebbe furono necessari rilevanti cambiamenti organizzativi, per cui il nostro Mr. Milky fu completamente assorbito dalla guida di questa crescita.

La rete di distribuzione

Prima di tutto Mr. Milky reputò indispensabile avere una rete di distribuzione in modo da poter raggiungere anche quei clienti che non potevano acquistare direttamente i prodotti dell'azienda. Fu così che una catena di agenti, dal venditore diretto al negozio al dettaglio, diventarono i principali clienti della compagnia di Mr. Milky. Ovviamente egli conservò i suoi fedeli clienti diretti ai quali era affezionato, i clienti storici insomma, ma la quantità dei prodotti venduti dai rivenditori cresceva di giorno in giorno. La rete di agenti, rivenditori e negozi funzionava bene. Così l'attività diventava impegnativa e ci fu bisogno di collaboratori perciò quando il fratello di Mr. Milky terminò il master in Marketing cominciò a seguire la rete di rivendita. L'azienda stava crescendo.
Ora, Mr. Milky doveva occuparsi di importanti nuovi elementi che prima non venivano considerati: i prodotti cominciavano a diffondersi! E ora prendersi cura dei singoli prodotti e del mix di prodotti della produzione globale dell'organizzazione, non era poi così semplice! Mr. Milky era veramente abile per cui, all'interno dell'azienda di famiglia, veniva coinvolto in differenti ruoli, infatti per conoscere il processo di crescita è necessario prestare molta attenzione ai singoli incarichi. Questo fu il motivo per cui il padre di Mr. Milky continuò a seguire la produzione, i fratelli si occuparono della rete di distribuzione, mentre la sorella di Mr. Milky, con una Laurea in Marketing & Comunicazione cominciò a occuparsi delle pubblicità e delle Campagne di Marketing.

Mr. Milky diventa il responsabile della Logistica per un po'!

Mr. Milky ora deve fare giungere i suoi prodotti ai clienti!! Dato che le quantità consegnate presso ogni punto, ovvero presso ciascun cliente, non erano elevate, il singolo furgone doveva raggiungere più di un cliente. Era necessario accrescere il numero dei furgoni! inoltre i clienti erano diventati sempre più esigenti. Per esempio era aumentato il numero dei clienti che chiedevano che le consegne venissero effettuate entro una determinata ora. Ora gestire la distribuzione stava diventando sempre più difficile e costoso.
In principio Mr. Milky pensò di dare in outsourcing l'attività di trasporto. Questa soluzione però non avrebbe risolto i problemi di organizzazione e non avrebbe migliorato i livelli di servizio rendendoli come i clienti avrebbero voluto!
La logistica era un settore troppo strategico per Mr. Milky. Per organizzare il trasporto e schedulare il lavoro giornaliero della flotta egli introdusse un avanzato strumento: Best Tour. In questo modo riuscì a ridurre i tempi e i costi di distribuzione inoltre, ora, i livelli di servizio erano finalmente sotto controllo. Best Tour aveva permesso a Mr. Milky di ottimizzare la composizione della flotta: infatti non tutti i furgoni avevano le stesse caratteristiche e non tutti i clienti avrebbero ricevuto tutti i furgoni! Inoltre, non tutti i furgoni avrebbero sostenuto gli stessi costi per cui l'ottimizzazione della flotta portò a Mr. Milky un vantaggio addizionale.

L'azienda stava crescendo!

Sempre più persone sembrano apprezzare i prodotti della Milky corp.! Mr. Milky aveva appena finito di gestire le questioni di Logistica che si presentano altri nuovi problemi. Il padre di Mr. Milky decise di investire i profitti acquistando 5 aziende collocate in differenti aree geografiche. Queste nuove aziende avrebbero permesso di raggiungere nuovi clienti e di incrementare il numero di prodotti. La produzione delle differenti aziende coincideva parzialmente con quella della Milky corp., ma se ne differenziava per la produzione locale. Il processo di acquisizione prese molto tempo ma, quando la procedura fu completata, Mr. Milky era disperato: la Logistica doveva essere re-ingegnerizzata! Ora l'assortimento di prodotti si era moltiplicato di 5 volte, agenti e negozi avrebbero potuto ordinare qualsiasi prodotto di una qualsiasi delle aziende! Scorte intermedie erano necessarie e, come se non bastasse, tutti parlavano dei misteriosi livelli di servizio! Il mistero, per Mr. Milky, non era il concetto - livelli di servizio – ma il semplice fatto che si trattava di qualcosa di intangibile, qualcosa utilizzata all'interno della compagnia e ri-venduta come uno strumento “politico” per ottenere qualcosa.

Risulta evidente che Mr. Milky ha un carattere forte, le difficoltà sembrano infondergli l'energia e l'entusiasmo per migliorare e per guardare oltre. Quindi si rimbocca le maniche e si da da fare. Riordina le idee e comincia ad analizzare le nuove questioni e gli ultimi problemi cercando di risolvere la matassa. Il compito non è semplice!

Mr. Milky affronta e risolve i nuovi problemi che incontra

La prima questione riguardava la distribuzione da/verso più punti: come fare a raggiungere ciascun singolo negozio? Da uno o da più punti? Da quale in particolare? È conveniente? E sotto quale tipo di condizioni è necessario organizzare il trasporto dei prodotti da una azienda/punto di distribuzione a un altro?

Mr. Milky chiamò il suo partner di Ottimizzazione e Simulazione, con la collaborazione del quale aveva risolto i suoi precedenti problemi di Logistica. Insieme applicarono un altro strumento di ottimizzazione: OPT Net! Insieme, usando il nuovo ottimizzatore, riuscirono a valutare e ad analizzare molteplici differenti scenari. Ora Mr. Milky sa come organizzare la rete di distribuzione ed è sicuro di farlo al più basso costo. L'analisi dello scenario mostrò che c'erano differenti costi associati ai differenti piani di azione.

Mr. Milky fece altre scoperte! Con l'aiuto di alcune simulazioni valutò l'impatto sui costi di distribuzione di alcuni vincoli. Venne così a sapere che esisteva un “calendario” in base al quale ciascun negozio e magazzino veniva visitato. I calendari erano il risultato di una non sempre chiara negoziazione tra la logistica, i clienti e il settore commerciale. Inoltre, a volte, sembrava che il calendario non venisse sempre rispettato e presentasse molte eccezioni causate dagli ordini "last minute". Mr. Milky decise di evitare discussioni relative al ritardi degli ordini e chiese soltanto ai clienti e ai commerciali di evidenziare i reali vincoli e di esprimere chiaramente i loro “desiderata”.
Inoltre, Mr. Milky tentò di definire meglio l'ambiguo concetto di “livelli di servizio”. Scoprì che per “livelli di servizio” si intendeva una combinazione di molti aspetti misurabili e che questi aspetti avevano un diverso livello di importanza per gli attori.

Con l'assistenza del suo efficiente partner di Ottimizzazione e Simulazione e insieme con la sua IT Industry, Mr. Milky si dotò di Best Shipping. Con Best Shipping Mr. Milky fu in grado di ricevere ordini in modo dinamico e di stabilire quale fosse il miglior momento per la spedizione considerando tutti i vincoli, eventuali calendari, la disponibilità dei prodotti in ciascun centro di distribuzione e rispettando oggettivamente i livelli di servizio. Infatti i livelli di servizio sono stati introdotti nel processo di ottimizzazione, così la soluzione avrebbe bilanciato aspetti economici, capacità delle risorse e livelli di servizio. Per cui mentre con Best Tour Mr. Milky ha potuto organizzare le rotte e il trasporto giornaliero, con Best Shipping Mr. Milky può pianificare la distribuzione. Considerando i differenti prodotti, i magazzini, le necessità e i movimenti tra i centri di distribuzione c'è una lista di ordini da evadere, ciascun ordine ha una data di scadenza e qualche volta una finestra temporale entro la quale gli ordini devono essere evasi. Con Best Shipping ora il lavoro è pianificato, i costi sono ottimizzati e i Livelli di Servizio rispettati.

Questioni relative al settore Marketing

Alcuni prodotti sono freschi per cui non possono essere “stoccati”, altri possono essere “stoccati”, ma di questi alcuni sono soggetti a una incisiva stagionalità. Mr. Milky accetta di stoccare le merci che il padre ha inviato dalle varie aziende e provvede alla consegna se i prodotti sono disponibili: al momento i magazzini non costituiscono un problema. Ma le difficoltà non terminano!

Il lavoro della sorella di Mr. Milky che organizza Promozioni e Campagne di Marketing, a volte crea problemi. Ciò è dovuto al fatto che a volte accade che una promozione vada veramente bene e ciò si traduce in un picco positivo di lavoro. Si può verificare anche il caso opposto, per cui può accadere che la promozione vada male, al di sotto delle aspettative il che significa che la produzione subisce una contrazione. Inoltre a volte accade che la Produzione e le Promozioni non siano allineate: ciò significa che dopo una Campagna Pubblicitaria andata bene la Milky corp. potrebbe produrre un maggior numero di prodotti se solo la produzione fosse pronta in modo tale che i prodotti siano disponibili sul mercato. In ogni caso per il momento Mr. Milky rimane concentrato sulla Logistica!

La Compagnia continua a crescere

Ora il padre di Mr. Milky decide di investire acquistando quote delle attività di alcuni dei rivenditori e dei negozi. Durante il primo anno questa decisione sembrò non avere in alcun modo influenzato l'organizzazione. Dopo qualche tempo però dai negozi arrivarono richieste di contribuzione economica per l'organizzazione di loro proprie pubblicità e promozioni. Inoltre a volte accadeva che questi negozi non riuscivano a vendere tutti i prodotti freschi che avevano ordinato. Questo fù il motivo per cui il padre di Mr. Milky decise di restituire le quote delle attività dei rivenditori e dei negozi che aveva precedentemente acquistato!!!

Mr. Milky non conosceva i suoi clienti così bene come al principio quando tutti i clienti si recavano giornalmente all'azienda per acquistarne i prodotti. Ora i suoi clienti sono diversi, sono negozi che vendono anche altri prodotti caseari e che, quindi, acquistano da altri fornitori! Non sarebbe stato facile capire di cosa i clienti avrebbero avuto bisogno e quindi su cosa la produzione si sarebbe dovuta concentrare! (Before! - Advanced Forecasting Platform)

TO BE CONTINUED ... Gli affari continuano a crescere ...